Effectief vergaderen. Ja ja …

 

Ja! Ja! Het kan hoor!

Wat zijn dan de kneepjes van het vak vergaderen?

We delen er 5 met je.

 

Kneepje 1. Koppel duidelijke doelen aan agendapunten.             

Een agendapunt kan 3 verschillende doelen hebben: informeren, opiniëren of besluiten. Het is belangrijk dat deelnemers tijdens een vergadering weten wat de doelen van agendapunten zijn. Omdat ze dan weten hoe ze een punt moeten behandelen. De 3 verschillende doelen op een rijtje:

 

1. Informeren 

Wanneer iemand de aanwezigen tijdens de vergadering bijvoorbeeld informeert over het nieuwe CRM-systeem dat is aangeschaft.

 

2. Opiniëren

Wanneer iemand de meningen van de overige deelnemers peilt over een CRM-systeem dat het bedrijf mogelijk aan wil schaffen. De voor- en nadelen bespreekt. En er pas tijdens de volgende vergadering een besluit over neemt.

 

3. Besluiten

Wanneer iemand wil dat er een besluit genomen wordt over het CRM-systeem. Zodat iedereen na de vergadering weet of het bedrijf het systeem wel of niet aanschaft.

 

Kneepje 2. Behandel een agendapunt binnen 20 minuten.

De gemiddelde mens heeft namelijk een concentratieboog van 20 minuten. Daarna zakt de concentratie in. Zorg voor een korte pauze tussen de behandeling van verschillende agendapunten.

 

Kneepje 3. Gebruik basisuitspraken.

Zorg ervoor dat anderen jouw verhaal goed kunnen volgen. Gebruik basisuitspraken, om zo aan te geven waarover je vertelt. Bijvoorbeeld: Ik ben het hier niet mee eens. Daar heb ik 2 redenen voor. Of: Dus als ik het goed begrijp, bedoelt u het volgende … Zo zorg je voor structuur in je verhaal. Ook fijn voor jezelf.

 

Kneepje 4. Breng je een agendapunt in? Verplaats je in de andere deelnemers!

Wat moeten de andere deelnemers weten? Wat is relevant en interessant voor hen? Als je die informatie hebt, vraag je dan af: stuur ik deze informatie vooraf rond naar iedereen? Of vertel ik alles tijdens de vergadering. Vraag je de deelnemers bijvoorbeeld om een mening te geven over jouw thema? Dan is het fijn als de deelnemers de informatie al hebben, zodat ze alvast kunnen nadenken over hun standpunt.

 

Kneepje 5. Knijp jezelf af en toe.

Zodat je aandacht niet verslapt. Maar je juist scherp blijft.

Zodat je niet vervalt in routines. Maar steeds weer creatieve oplossingen bedenkt.

Zodat je optimaal effectief blijft communiceren. En jezelf blijft ontwikkelen.

 

 

 


Reacties (0)


Geef een reactie


(dit bewijst dat u een mens bent en geen robot)
* Verplichte velden