“Wat is uw postadres? Het zrs-nummer hoeft u niet in te vullen. En de informatie daarnaast ook niet. Dat doen wij voor u. Maar wij krijgen nog wel graag uw handtekening op pagina 12 van u.”

 

Zucht. Nog maar een keer uitprinten dan. Opnieuw scannen en mailen. Dat kost niet alleen weer papier, maar ook tijd. En de nodige irritatie en frustratie. Dat is voor niemand goed.

 

Verhuizen is een behoorlijk gedoetje

Ik ben pas geleden verhuisd. En daar komt heel wat bij kijken. Dan bedoel ik niet alleen ons huis verkopen en een ander huis kopen (het liefst tegelijk). Veel (te veel) dozen inpakken en eindeloze ritjes naar de inbrengwinkel maken. Afscheid nemen van lieve vrienden en familie die nu in de buurt wonen maar strakjes niet meer zo. De nieuwe school voor mijn dochter bezoeken en dit actieve en sociale meisje inschrijven voor allerlei nieuwe (sport)clubjes en spannende activiteiten. Mijn nieuwe omgeving verkennen, ontdekken en beleven.

 

Kon ik al die formulieren maar overslaan …

Ik bedoel ook de minder spannende en interessante kanten van het verhuizen: formulieren invullen. Had iedereen maar die slogan van de Belastingdienst in dikgedrukte kapitalen in zijn visie en missie staan: Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker.

 

Maar als ze wat duidelijker zijn, ben ik al blij!

Hoe hadden de instanties nou kunnen voorkomen dat zij mij die vragen in de eerste alinea moesten stellen? En dat ik de formulieren opnieuw moet invullen en versturen? Ik ben een behoorlijk gemiddelde, volgens de boekjes zelfs een hoger opgeleide, burger. Waarom vul ik die formulieren dan niet in 1 keer goed in?

 

Zorg dat u klanten bindt en maak het ze niet onnodig moeilijk

Omdat de vraagstellingen niet duidelijk genoeg zijn. En omdat het formulier of de brief niet op maat is gemaakt. Doet u dat wel? Dan bespaart u tijd en geld. En bindt u klanten in plaats van dat u deze met een gefrustreerd gevoel achterlaat. Dit geldt niet alleen voor het formulier zelf, maar ook voor de begeleidende brief. Lees ik hierin precies (en alleen) wat ik moet weten? En wat ik vervolgens moet doen? In heldere taal? Dan kan hierover geen misverstand bestaan. Dan vul ik in 1 keer mijn postadres in. En zet ik mijn handtekening op de juiste plek. De trainingen Schrijven in Taalniveau B1 en Brieven en e-mails schrijven geven u onmisbare tips.

 

Nu eerst nog maar een doos uitpakken. Zucht.


Reacties (0)


Geef een reactie


(dit bewijst dat u een mens bent en geen robot)
* Verplichte velden