Ik praat toch zeker geen Chinees tegen je?

Het belang van elkaar kunnen verstaan

 

Misschien herinner je het je nog … Een Chinese toerist die per ongeluk 2 weken vast zat in een Duits AZC. De oorzaak? Miscommunicatie. De Chinese toerist wilde aangifte doen voor zijn gestolen portemonnee. Hij dacht dat hij het politiebureau in liep, maar het was het stadhuis. Hij vulde een asielverzoek in. Vervolgens liep zijn vakantie een tikkie anders dan verwacht. De Rode Kruis-medewerkers vonden het al zo vreemd dat hij goedgekleed was en maar bleef vragen om zijn paspoort. Maar online vertaalapps en gebarentaal boden geen uitkomst. Een lokale Chinese restauranthouder bracht helderheid in het onbegrijpelijke verhaal.

 

Als je elkaar niet verstaat, is dat knap lastig en kan het vervelende gevolgen hebben. In ons land komt die miscommunicatie nog veel te vaak voor. En het frappante is: we spreken allemaal dezelfde taal!

 

Mijn advies: schrijf je teksten op een taalniveau dat de meeste Nederlanders begrijpen.

Want wist je dat de meeste teksten van de Nederlandse overheid en het bedrijfsleven zijn geschreven op een hoger taalniveau dan wat de meeste Nederlanders begrijpen? 

Teksten op een lager taalniveau zijn dus fijner voor de lezers. Want ze begrijpen de tekst. Maar een tekst op een lager taalniveau is ook reuze voordelig voor jou als zender van de informatie. Je vergroot de kans op het bereiken van je doel (er is altijd een aanleiding waarom je iets gaat schrijven). Je werkt efficiënter, omdat je ongetwijfeld minder of geen vragen krijgt over je communicatieboodschap. Tot slot is het een mooi visitekaartje voor je organisatie! Want wie wil er nu bekend staan als een organisatie die onbegrijpelijk communiceert met zijn klanten?

 

Twijfel je nog aan het belang van heldere taal?

Lees het boekje ‘Het belang van heldere taal’ eens. Dat schreef ik samen met 2 ambassadeurs van heldere taal van de gemeente Oss. Je vindt het volledige boekje op onze blogsite: http://www.commpost.nl/bladerboeken/heldere-taal-gemeente-Oss.html.

 

Heb ik je voldoende overtuigd van het belang van een begrijpelijke tekst?

Lees dan HOE je op taalniveau B1 schrijft. Want als je dát taalniveau aanhoudt, dan zit je goed.

 

In 12 concrete en praktische stappen naar een begrijpelijke tekst …

  1. Denk goed na over de belangrijkste boodschappen voor de lezer.
  2. Zet de belangrijkste boodschappen in eenvoudige zinnen.
  3. Maak de belangrijkste boodschappen vet.
  4. Onderbouw de belangrijkste boodschappen.
  5. Leid de tekst kort in.
  6. Schrijf een korte slotalinea.
  7. Maak korte zinnen met 1 boodschap.
  8. Kies voor bekende woorden.
  9. Schrijf concreet.
  10. Schrijf actief.
  11. Schrijf consequent.
  12. Check op www.ishetb1.nl of je al je woorden bekend zijn bij lezers met taalniveau B1.

De eerste 6 tips licht ik hieronder uitgebreid toe …

 

Stap 1: denk goed na over de belang­rijkste boodschappen voor de lezer.

Schrijven begint met denken. Wat zijn de vragen van je lezer? En wat wil jij de lezer vertellen? Maak een lijstje met alle onderwerpen die je wilt bespreken in je tekst. Verdeel daarna ieder onderwerp in 1 van de 4 categorieën:

 

1. Dit móét de lezer weten.

2. Dit móét jij de lezer zeggen.

3. Dit wil de lezer graag weten.

4. Dit wil jij de lezer graag zeggen.

 

De antwoorden op de vragen van de lezer beantwoord je eerst in je tekst. Dat is namelijk het belangrijkste voor de lezer. Daarna ga je in op de volgende 3 categorieën. Dit kunnen bijvoorbeeld boodschappen zijn uit categorie 1 en 2:

• Klant moet voor 21 november 2016 zijn rekening betalen.

• Als hij niet betaalt, krijgt hij een boete van 5%.

• De klant hoeft niets te doen als hij al betaald heeft.

 

Over de onderwerpen in categorie 3 en 4 denk je nog even na. Het is namelijk belangrijk dat je in een B1-tekst geen overbodige informatie zet. Want je wilt de lezer niet lastigvallen met te veel tekst. Kun je de informatie ook later vertellen? Of kun je de lezer verwijzen naar de website áls hij meer informatie wil? Dan is dat beter. Is het onderwerp niet relevant voor de lezer? Schrijf er dan niet over! Het kost je lezer alleen maar onnodig meer tijd.

 

Stap 2: zet de belangrijkste bood­schappen in eenvoudige zinnen.

Je hebt gekozen waarover je schrijft. Nu begin je pas aan je tekst!

Schrijf in 1 zin helder de belangrijkste boodschap voor elk onderwerp.

 

Hoe doe je dat?

• Probeer niet meer dan 12 woorden te gebruiken.

• Noem alleen het allerbelangrijkste.

• Schrijf je zinnen allemaal in dezelfde grammaticale vorm.

• Probeer de zinnen u-gericht op te schrijven:

U moet voor 21 november 2016 uw rekening betalen.

U krijgt een boete van 5% als u te laat betaalt.

U hoeft niets te doen als u al heeft betaald.

 

Stap 3: maak de belangrijkste boodschappen vet.

Je hebt dus de belangrijkste boodschappen helder geformuleerd. Deze zinnen maak je vet. Ze worden namelijk de kopjes van je alinea's. Zo kan de lezer de belangrijkste boodschappen visueel onderscheiden van de uitleg die eronder komt. Dit zorgt ervoor dat de lezer de belangrijkste boodschap als eerste leest.

 

Bouw je de hele tekst zo op? Dan kan de lezer de belangrijkste boodschappen in 10 seconden scannen.

 

Stap 4: onderbouw de belangrijkste boodschappen.

Nu is het tijd om de belangrijkste boodschappen te onderbouwen.

Onder die vette koppen leg je de boodschap uit. Licht je de boodschap toe. Of geef je gedetailleerde informatie. Zodat de lezer de belangrijke boodschappen nog beter begrijpt.

 

Hoe doe je dat?

• Gebruik maximaal 5 zinnen per alinea.

• Schrijf korte zinnen. Gebruik gemiddeld 12 woorden per zin.

• Begin de alinea met de belangrijkste informatie voor de lezer.

• Gebruik heldere taal. Gebruik woorden die kort, bekend, concreet en consequent zijn.

• Check op www.ishetB1.nl of mensen met taalniveau B1 jouw woorden begrijpen.

 

Dat ziet bijvoorbeeld zo uit:
U moet voor 21 november 2016 uw rekening betalen

U maakt € 153,20 over. Dat doet u naar rekening 123456 van T.T. Tovenaar. U schrijft daarbij Kosten verwarming 2016.

 

Stap 5: leid de tekst kort in.

Zorg dat je inleiding zo kort mogelijk is. Zodat de tekst gemakkelijk en overzichtelijk blijft. Beperk de inleiding bijvoorbeeld tot de aanleiding van je tekst. Zorg ook dat er geen belangrijke boodschappen in de inleiding staan. Omdat een lezer de inleiding vaak overslaat.

 

Hoe doe je dat?

Bijvoorbeeld zo:

Op 6 april vroeg u mij of u uw woning mag verhuren.

 

Stap 6: schrijf een korte slotalinea.

Zorg dat je in de slotalinea geen nieuwe en belangrijke informatie schrijft. Want ook de slotalinea slaat een lezer vaak over. Schrijf in het slot vooral waar de lezer extra informatie of een extra toelichting kan vinden. Of aan wie hij vragen kan stellen en hoe.

 

Benieuwd naar een toelichting en voorbeelden op de overige 6 tips voor begrijpelijk schrijven?

Neem deel aan onze training Schrijven op taalniveau B1. Meer informatie over het programma, de data en de kosten? Kijk op http://www.loovaneck.nl/trainingen/schrijven-in-taalniveau-b1.

 


Reacties (1)

  1. Jan Bleijenberg:
    18 januari 2017 om 07:07

    nuttige tips. Weer even aandacht voor begrijpelijk schrijven.
    Het voorbeeld met 'u betaalt de rekening etc.'spreekt mij niet zo aan. Ik begrijp het voordeel van het voorop zetten van U. Echter, als je dat in drie zinnen achter elkaar doet, komt dat zeer dwingend over. Mensen schieten dan gauw in de weerstand en daar zitten we niet op te wachten.


Geef een reactie


(dit bewijst dat u een mens bent en geen robot)
* Verplichte velden