Ja! Zou je zeggen … Want Marco speelt met onze interesse. Wie heeft z’n nummers niet van begin tot eind geluisterd? En zich afgevraagd waarom vandaag rood is? Hoe je iemand vertelt dat de aarde niet meer rond is? En hoe je je vingers brandt aan de zon? 

 

Met brieven en e-mails wil je je lezers ook interesseren. Je wilt immers dat ze jouw informatie van begin tot eind in zich opnemen. Net als ze doen bij de teksten van Marco.   

 

Dus: brieven en e-mails à la Marco?  

Doe toch maar niet! Hoe sterk de teksten van Marco de interesse van de lezer ook wekken. Ze hebben een ander doel dan brieven en e-mails. Waar Marco’s teksten bedoeld zijn om mensen te amuseren. Of luisteraars zich ergens bewust van te laten worden. Zijn brieven en e-mails van organisaties juist bedoeld om lezers duidelijk te informeren. En dat lukt niet met ellenlange teksten vol prachtige abstracte zinnen. Die zorgen ervoor dat lezers afhaken. Want je kunt ervan uitgaan dat iedere lezer weinig tijd heeft. En dat lukt ook niet als je vragen oproept (waarom is de aarde niet meer rond?) in plaats van beantwoordt. Dan zorg je eerder voor frustratie dan voor intrige. Kortom: Met een brief of e-mail moet je dus op een andere manier de aandacht van je lezer vast zien te houden …

 

Dat doe je door de ‘opborrelvragen’ van de lezer vlot te beantwoorden

In tegenstelling tot Marco beantwoord je dus juist wél de vragen die de lezer heeft. En dat doe je in een volgorde die logisch is voor de lezer.  

 

Schrijf je nu bijvoorbeeld dit soort brieven en e-mails …

 

Beste meneer Faber,

 

U heeft een brief gestuurd aan de gemeenteraad met het verzoek om aandacht voor uw situatie. Uw aanvraag is ingeboekt met kenmerk CISB-12.32.98. Daarnaast verzoekt u in uw brief het parkeerbeleid te verruimen zodat ons college een ontheffing kan afgeven.

 

De discussie in deze casus gaat over de beoordeling van de feitelijke situatie en over de weging van de criteria uit de beleidsregel. Naast de beleidsregel zijn er voldoende parkeeralternatieven. Daarom hebben wij ook parkeerregulering in dat gebied.

 

Met andere woorden: je schrijft brieven en e-mails die vragen oproepen bij de lezer. Want: om welke brief gaat het? Welke situatie? Waarom is het nuttig om te weten met welk kenmerk de vraag is ingeboekt? Wat moet de lezer met dat kenmerk doen? Welke feitelijke situatie heeft de schrijver het over? Welke beleidsregels? Waar kan de lezer die parkeeralternatieven vinden? Wat is parkeerregulering? Aaahhhh! En dan laten we de kritiek op de volgorde van de informatie nog maar even achterwege!

 

… dan kun je het voortaan beter zo doen

 

Beste mevrouw Deckers,

 

U heeft mij op 12 juni 2017 een e-mail gestuurd. U heeft een klacht over de teruggaaf van de belasting van 2016. In deze brief leest u het antwoord op uw vragen.

 

U krijgt €200,- terug

Daar zijn 2 redenen voor:

1. U heeft het afgelopen jaar €100,- te weinig huurtoeslag gekregen. Dit komt door ...

2. U heeft €100,- kosten gedeclareerd. Door een fout in ons systeem hebben wij die nog niet betaald.

 

Met andere woorden: je geeft korte vlotte antwoorden op de vragen die bij lezers komen opborrelen. Zoals: ‘waarom krijg ik deze brief?’, ‘wat ga ik lezen in deze brief?’, ‘krijg ik wel of geen geld terug’ en ‘om welke reden krijg ik dat geld wel of niet?’. En je doet dat in een volgorde die logisch is voor de lezer.

 

Dus: luister thuis ontspannen naar Marco en luister op je werk vooral naar je lezer :)!

 

Meer informatie over het schrijven van heldere brieven en e-mails? Doe mee met onze training!

 


Reacties (0)


Geef een reactie


(dit bewijst dat u een mens bent en geen robot)
* Verplichte velden