Tja, klinkt leuk, flink aanpakken en niet te veel tijd verknoeien met allerlei onbelangrijke dingen. U wilt wel, maar het lukt soms gewoonweg niet. Omdat u gestoord wordt door telefoontjes, een vergadering uitloopt, u wel een half uur op zoek bent geweest naar dat ene document en er per dag wel 100 mailtjes uw mailbox binnenkomen. AARGHHHHH!

Herkent u dat? Doe dan uw voordeel met een paar tips.

 

Gooi weg wat u weg kunt gooien

Selecteer uw post op het moment dat u de post ontvangt. De post die u niet in dezelfde  week  behandelt,  kunt  u beter weggooien. Uit onderzoek blijkt namelijk meer dat u 85% van een archief nooit meer bekijkt.

 

Check uw e-mail twee keer per dag

Uit onderzoek blijkt dat iedere werk- nemer gemiddeld 20 tot 40 mailtjes per dag krijgt en een uur bezig is met het verwerken daarvan. Doe dat op twee vaste momenten per dag. Dat is meer dan genoeg. O ja, plan die tijd om e-mail te verwerken ook in in uw agenda!

 

Gebruik uw inbox niet als opslagplaats

'Ik heb wel 1000 mailtjes in mijn mailbox  staan. Als ik een mailtje nodig heb, moet ik mijn hele mailbox doorzoeken.' De oplossing: maak voor iedere klant of ieder project een map aan in uw inbox en verdeel die weer in submappen. Sleep de mailtjes van uw algemene inbox naar de bijbehorende map. Gaat u nu zoeken, dan kunt u dat heel gericht doen.

 

Plan 40% van de dag voor onvoorziene dingen

Iedere werkdag gebeuren er onverwachte dingen: een klant belt met een lastige vraag; u moet werk overnemen van een zieke collega. Daarom kunt u er beter tijd voor inruimen.

 

Ga staand vergaderen

We zijn zo gewend aan een zittend leven dat we staan niet zo lang meer volhouden. Gevolg: korte vergaderingen!

 

Kort elke vergadering in met 15  minuten

Ooit een vergadering bijgewoond die eindigde voor de geplande eindtijd? Vast niet, elke minuut vergadertijd wordt benut. De  oplossing? Plan kortere  vergaderingen. Zo komen alle onderwerpen in minder tijd aan de orde. Bij zes vergaderingen per week levert dat toch snel anderhalf uur op!


Reacties (0)


Geef een reactie


(dit bewijst dat u een mens bent en geen robot)
* Verplichte velden